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上饶市住房和城乡建设局关于进一步加强城建档案验收和移交工作的通知
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各县(市、区)住房和城乡建设局、各有关单位:

为深入贯彻落实工程建设项目审批制度改革要求,进一步优化营商环境,规范做好我城市规划区内所有新建、改建、扩建的房屋建筑和市政基础设施工程档案、村镇规划区内执行工程建设程序的建设工程档案(以下简称城建档案”)验收移交工作,确保城建档案真实、完整、可用、安全,根据《档案法》《建设工程质量管理条例》《城市建设档案管理规定》《城市地下管线工程档案管理办法》等有关法律法规规定,结合我实际,就进一步加强城建档案验收移交工作通知如下:

一、压实主体责任加强服务指导

(一)五方主体职责。建设单位是城建档案管理的第一责任主体,负责指导、监督和检查各参建单位按照工程进度编制、收集、初步整理城建档案,加强城建档案全过程、全周期管理。工程档案应随工程建设进度同步形成,不得事后补编,建设单位、参建单位应当对各自形成工程档案的真实性、完整性及准确性负责。在工程竣工验收时,监理单位根据勘察、设计、施工、监理等单位城建档案的收集整理情况,向建设单位提出验收申请。建设单位收到监理单位提出的验收申请后,应当组织城建档案验收,按照规定对通过验收的城建档案进行汇总、整理,并形成验收报告,向住房和城乡建设行政主管部门申请档案验收,或申请联合验收,建设单位应当在工程竣工验收后三个月内,向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。

(二)行政主管部门职责。上饶市住房和城乡建设局负责指导全市城市建设档案工作;各地住建部门负责本辖区城市建设档案工作,市住建局办公室具体负责中心城区(包括市本级、信州区、高铁经济试验区)的档案审查及验收工作;信州区、高铁经济试验区住建部门和市局机关科室、市城建档案馆、市住建执法支队等相关单位动做好档案验收前服务工作。

1.在项目施工许可办理阶段,施工许可核发部门通过上饶市工程建设项目审批系统,告知建设单位档案验收的办理流程及材料清单(详见附件《上饶市房屋和市政建设工程文件归档与档案验收移交办事指南(试行)》).

2.在项目施工阶段,质量监督机构应根据施工进度,牵头会同城建档案验收部门和城建档案馆开展档案执法检查和指导服务,现场检查、指导项目参建单位按照标准做好档案材料的收集和整理。城建档案检查指导应与质量、安全、消防等其他检查合并开展,减轻企业负担。

3.在项目竣工验收阶段,质量监督机构应及时向综合验收牵头部门反馈施工进度,在竣工验收前30天左右,告知建设单位按照《上饶市房屋和市政建设工程文件归档与档案验收移交办事指南(试行)》提前准备档案验收相关材料,加强档案验收工作与联合验收中其他验收事项的衔接,缩短验收用时。

二、规范验收程序,优化验收流程

(一)完善验收标准。公布《上饶市房屋和市政建设工程文件归档与档案验收移交办事指南(试行)》,统一办事规则,明确归档文件及其质量要求、工程文件归档整理要求、工程档案验收与移交标准。

(二)实行告知承诺。为进一步推进联合验收,档案验收工作实行“告知承诺制”审批。建设单位通过上饶市工程建设项目审批系统发起联合验收的,“联合验收”中规划、人防、消防、质量安全等其他验收事项办理过程中尚未出具的材料,在档案验收过程中可以实行容缺办理。

(三)优化验收流程。实行上门服务,结合“最多跑一次”改革,将办事窗口作为改革主战场,变“群众企业跑”为“审批人员跑”,变“资料跑”为“数据跑”。具体流程:

1.在工程竣工验收前,综合验收牵头部门收到质量监督机构施工进度反馈后,通知城建档案验收部门现场开展档案执法检查,城建档案馆开展工程档案的收集、整理技术指导

2.由建设单位在上饶市工程建设项目审批系统发起联合验收或城建档案验收申请,工程建设项目审批综合窗口收到建设单位申请后,按照联合验收有关要求第一时间通知城建档案验收人员现场审核,审核人员通过审批系统一次性告知并出具审批和整改意见,当所有整改完成,验收人员现场复核,在审批系统签署验收意见,并会同建设单位将纸质和电子档案移交城建档案馆。

(四)精简审批材料。在上饶市城建档案验收系统尚未与工改系统完成数据对接时,建设单位申请城建档案验收时,申请材料分为系统申请材料和现场验收材料:

1.系统申请材料。建设单位在上饶市工程建设项目审批系统申请档案验收材料时,提交以下主要材料:

1)《上饶市城建档案验收报告》;

2)档案验收自查表;

3)档案验收归档文件目录;

4)如档案验收实行告知承诺的,按照江西省投资项目“容缺审批+承诺制”办理模式承诺书格式提交承诺书。

2.现场验收材料。按照《上饶市房屋和市政建设工程文件归档与档案验收移交办事指南(试行)》内容,提供完整的城建档案验收材料,其中城建档案验收材料电子数据须以光盘形式交综合窗口。

三、工作要求

1.本通知适用于由上饶市住建局具体负责城建档案验收工作的市本级、信州区、高铁经济试验区的房屋和市政建设工程项目。其他县(市、区)住房和城乡建设主管部门应参照本通知执行,并因地制宜制定对应措施。

2.其他县(市、区)住房和城乡建设主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作,也可以委托同级城建档案管理机构负责城建档案工作的日常管理工作。对需要委托同级城建档案管理机构具体实施的,需履行法定委托程序,并抄报上饶市住建局。

3.各地住房和城乡建设主管部门及其委托的城建档案管理机构应做好档案管理的指导与服务工作,将日常的检查、服务与其他类别的检查相结合,减少单独开展检查、服务的频率,减轻企业负担,对企业主动申请指导服务的应予以配合。

4.各地住房和城乡建设主管部门及其委托的城建档案管理机构应当加大行政执法力度与规范性,严厉打击城建档案领域违法违规行为。对建设工程竣工验收后,建设单位未按照本规定移交建设工程档案的,城建档案管理机构应及时进行催告,并报同级住建行政主管部门依照《建设工程质量管理条例》的规定进行处罚。

附件:《上饶市房屋和市政建设工程文件归档与档案验收移交办事指南(试行)》

              上饶市住房和城乡建设局

             2022年11月8日

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